Stappenplan: Van A tot Z
Communie- of lentefeest organiseren
Hieronder werken we elke stap grondig uit, zodat je als ouder echt van nul tot feestdag alles helder hebt. Zie dit als een gids die je kunt volgen én naar teruggrijpen tijdens de voorbereiding.
Stap 1: Bepaal de locatie
De locatie is de basis van alles: ze bepaalt de sfeer, de praktische mogelijkheden én vaak een groot deel van het budget.
Thuis in de tuin: Ideaal als je het graag persoonlijk en gezellig houdt. Je hebt volledige vrijheid in aankleding en timing. Wel moet je rekening houden met weer, ondergrond en buren. Met tenten, vloeren, verwarming en verlichting maak je van bijna elke tuin een volwaardige feestlocatie. Hou ook rekening met een regenplan!
Thuis, maar binnen: Geschikt voor kleinere groepen. Je hebt minder logistiek nodig, maar ook minder ruimte. Soms is een combinatie van binnen (eten) en buiten (aperitief, spelen) perfect.
Zaal of externe locatie: Handig als je veel gasten hebt of zelf weinig ruimte. Let op zaken zoals parkeergelegenheid, speeltuin of buitenruimte, geluidsbeperkingen en of je eigen catering/feestmateriaal mag meebrengen.
Tip: Maak een ruwe schets van de ruimte: waar komen de tafels, het buffet, het springkasteel, de tent? Dat helpt later bij het kiezen van de juiste materialen. Niet zeker hoeveel plaats je nodig zal hebben?
Stap 2: Kies een datum en tijdstip
De datum ligt vaak vast door de communie- of lentefeestviering, maar je hebt soms speling (ander weekend, later in de lente of zomer).
Kijk naar de agenda van de familie: Grootouders, meter/peter en dichtste familie zijn meestal “must have” gasten. Stem de datum af met hen.
Hou rekening met het seizoen: In het voorjaar is het weer onvoorspelbaar. Een tent met zijwanden en eventueel verwarming geeft rust: het feest kan sowieso doorgaan. Ook in de zomer voorzie je best altijd een regenplan.
Kies een duidelijk tijdsblok: Bijvoorbeeld: ontvangst om 13u, eten rond 14u, dessert rond 16u, afsluit rond 19u. Zo kun je later je draaiboek (stap 9) makkelijk invullen.
Stap 3: Stel je gastenlijst op
De gastenlijst is niet alleen emotioneel (“wie willen we erbij?”), maar ook praktisch.
Aantal volwassenen vs. kinderen: Dit bepaalt hoeveel zitplaatsen je nodig hebt, hoeveel eten je voorziet en of extra kinderanimatie zinvol is.
Type feest: Een intiem feest met 20 personen vraagt een andere aanpak dan een feest met 60 of 80 gasten. Tenten, tafelschikking en catering worden hierop afgestemd.
Reserveer marge: Reken altijd op een paar extra stoelen, borden en glazen. Er is bijna altijd iemand die last minute toch kan of iemand die een partner meebrengt.
Stap 4: Bepaal je budget
Een helder budget voorkomt stress en teleurstelling achteraf.
Maak een overzicht per categorie: Feestmateriaal, catering, drank, kleding kind, uitnodigingen/bedankjes, fotograaf, animatie. Zo zie je snel waar de grootste posten zitten.
Kies prioriteiten: Misschien vind je sfeer en aankleding superbelangrijk, of net het eten, of een springkasteel voor de kinderen. Geef die onderdelen wat meer budget en bespaar op zaken die je minder belangrijk vindt.
Vraag tijdig offertes op: Zo krijg je een realistisch beeld van de kosten. Bij een verhuurbedrijf zoals Tulfer Party Rental kun je bijvoorbeeld vragen naar een totaalprijs voor tent, tafels, stoelen, verlichting en eventueel springkasteel.
Stap 5: Kies je feestformule
Hier beslis je hoe je het praktisch wilt aanpakken.
Totaalpakket: Ideaal als je weinig tijd hebt. Tulfer Party Rental regelt tent, meubilair, verlichting, eventueel springkasteel en meer. Ons team heeft ervaring met het organiseren van evenementen en kan dit volledig naar jouw smaak doen. Jij hoeft niet alles apart te zoeken en te combineren.
Communie‑pakketten: Voor wie graag duidelijkheid wil: vooraf samengestelde sets met een vaste prijs. Je weet meteen wat je krijgt en wat het kost.
Zelf samenstellen: Perfect als je een heel specifieke stijl of opstelling in gedachten hebt. Je kiest zelf tenttype, tafels, stoelen, decoratie en extra’s. Met advies van de verhuurder voorkom je dat je iets vergeet.
Belangrijk: Welke formule je ook kiest, check altijd of opbouw en afbraak inbegrepen zijn en hoe de timing precies verloopt.
Stap 6: Denk aan de inrichting en sfeer
Dit is het deel waar je feest echt “jullie feest” wordt.
Kies een stijl of thema: Dat hoeft niet extreem te zijn. Een kleurenpalet (bijvoorbeeld wit–groen–goud) of een sfeer (landelijk, strak, speels) is vaak al genoeg om alles mooi te laten samenkomen.
Tafels en stoelen: Ronde tafels geven een andere sfeer dan lange tafels. Stoelen kunnen neutraal blijven, of je werkt met hoezen of kussens voor extra uitstraling.
Verlichting: Sfeerverlichting maakt een gigantisch verschil, zeker in tenten of bij tuinfeesten. Denk aan lichtslingers, spots, lantaarns.
Decoratie: Bloemen, foto’s van het kind, kaarsen, ballonnen, een welkomstbord… Kleine details maken het persoonlijk en warm.
Stap 7: Voorzie entertainment voor de kinderen
Kinderen zijn de hoofdrolspelers van een communie- of lentefeest. Als zij zich amuseren, hebben de volwassenen ook meer rust.
Springkasteel: Een klassieker, en niet voor niets. Het houdt kinderen uren bezig, is duidelijk afgebakend en makkelijk te combineren met een tuinfeest. Zorg dat het veilig geplaatst en goed verankerd wordt.
Spelletjes en hoekjes: Denk aan een knutseltafel, kleurhoek, gezelschapsspellen, een voetbal of Kubb in de tuin. Of wat dacht je van XXL Volksspelen?
Rustmomenten: Voorzie ook momenten zonder lawaai of drukte, bijvoorbeeld tijdens het eten of een fotomoment.
Stap 8: Catering en drank
Eten en drinken zijn vaak het hart van het feest.
Kies een formule: Buffet, barbecue, walking dinner, foodtruck of zelf koken. Elk heeft zijn eigen prijskaartje en werkbelasting.
Denk praktisch: Hoe worden gerechten warm gehouden? Is er voldoende plaats voor een buffet? Heb je genoeg borden, bestek en glazen? Moet er iemand afruimen en afwassen?
Drank: Voorzie water, frisdrank, eventueel wijn en bier, en iets feestelijks voor het aperitief. Denk ook aan kinderdrankjes (sap, mocktails).
Allergieën en voorkeuren: Vraag op voorhand of er vegetariërs, veganisten of mensen met allergieën zijn. Zo voorkom je last minute stress.
Stap 9: Maak een draaiboek voor het verloop van de dag
Een draaiboek klinkt misschien “zwaar”, maar het is gewoon een overzicht van hoe de dag ongeveer zal lopen.
Voor de ceremonie (indien op dezelfde dag): Ontbijt, aankleden, vertrek naar de kerk/plechtigheid, fotomoment.
Na de ceremonie: Ontvangst van de gasten, aperitief, eventueel cadeautjesmoment.
Eten: Start van het eten, eventueel een pauze tussen hoofdgerecht en dessert, moment voor speeches of een korte dankwoordje.
Namiddag: Springkasteel, spelletjes, koffie en dessert, fotomoment met familie.
Avond: Eventueel nog een lichte snack, afronding van het feest, afscheid van de gasten.
Logistiek: Noteer ook wanneer de opbouw gebeurt, wanneer de verhuurder terugkomt voor afbraak en wat je zelf nog moet opruimen.
Een draaiboek geeft rust: jij weet dat alles een plaats heeft in de tijd, en leveranciers kunnen zich erop afstemmen.
Stap 10: Controleer alles een week vooraf
Een week voor het feest is het ideale moment voor een “grote check”.
Weerbericht: Zeker bij tuinfeesten. Is er regen of wind voorspeld, dan ben je blij met een tent en eventueel zijwanden/verwarming.
Bestellingen: Controleer bij verhuurbedrijf, traiteur, bakker, fotograaf… of alles nog klopt: datum, uur, adres, aantallen.
Materiaal thuis: Denk aan extra dekentjes, jassenhangers, vuilniszakken, servetten, kaarsen, aansteker, verlengkabels.
Communicatie: Laat eventueel nog een korte herinnering aan de gasten uitgaan met adres, uur en parkeertips.
Stap 11: Geniet van de dag
Op de dag zelf is het belangrijkste dat jij en je kind kunnen genieten.
Laat los wat je niet meer kunt veranderen: Een druppel regen, een kind dat zijn kleren vuil maakt… het hoort erbij.
Delegeer: Vraag een paar familieleden of vrienden om kleine taken op zich te nemen (cadeautjes op één plek leggen, kaarsen aansteken, helpen bij het buffet).
Focus op de momenten: De glimlach van je kind, de familie samen, de sfeer aan tafel—dat is waar het uiteindelijk om draait.
Met een goede voorbereiding, een duidelijk stappenplan en betrouwbare partners zoals een feestverhuurder die opbouw en afbraak uit handen neemt, wordt een communie- of lentefeest geen bron van stress, maar een dag waar je met plezier op terugkijkt.
Contact opnemen
Heb je vragen, wil je graag advies op maat of wil je meteen je communie‑ of lentefeest beginnen plannen? We denken graag met je mee en helpen je met plezier verder. Via onze contactpagina kun je ons eenvoudig bereiken voor een offerte, beschikbaarheid of extra informatie.
Neem gerust contact met ons op – samen maken we er een prachtig feest van.
+32(0)494 10 23 13
Lebbeke, België